1- ثبت نام و نحوه واگذاري غرفه

زمانبندی فعالیت های نمایشگاه به شرح جدول 1 تعیین شده است. رعایت این زمانبندی ضروری می باشد.

جدول 1- زمان بندی فعالیت های نمایشگاه:

 تکمیل و ارسال فرم ثبت نام ، به هیچ وجه، هیچ گونه تعهدی جهت اختصاص فضا برای متقاضی ایجاد ننموده و تسویه حساب کامل به عنوان اختصاص فضا و جانمایی قطعی می باشد.

واگذاری غرفه به غیر و همچنین اشتراک و یا تغییر در زمینه فعالیت مجاز امکان پذیر نیست.

درصورت ارسال فرم های نمایشگاه بعد از زمان تعیین شده در جدول 1 ، در صورتی که غرفه خالی موجود باشد، قابل بررسی است.

ثبت نام در نمایشگاه به منزله قبول شرایط و مقررات جاری و اعلامی نمایشگاه و شرکت می باشد.

 2- انصراف از ثبت نام و عدم حضور در نمایشگاه

در صورت انصراف، وجه پرداختی قابل استرداد نمی باشد.

3- کارکنان غرفه

1. مسئولیت عملکرد کارکنان غرفه تماما بر عهده مسئولین شرکت مربوطه است.
2. رعایت اصول اخلاقی، عرفی و قانونی توسط غرفه داران الزامی است و عدم استمنا به هر یک سبب تعطیلی غرفه توسط واحد انتظامات نمایشگاه می گردد.

4- غرفه سازي

1. غرفه دار باید پس از تحویل گرفتن غرفه ، مساحت آن را اندازه گیری نماید. هرگونه ادعا درخصوص متراژ غرفه واگذار شده تا یک روز قبل از آغاز نمایشگاه قابل طرح و بررسی بوده و پس از آن قابل قبول نیست.
2. غرفه آرایی، تزئینات داخلی و نظافت داخل غرفه درطول برگزاری نمایشگاه به عهده غرفه دار می باشد.
3. اقلام وتجهیزات مورد تعهد نمایشگاه به ازاء هر10 متر مربع جهت غرفه های با غرفه بندی استاندارد به شرح ذیل می باشد که 12ساعت قبل از افتتاح نمایشگاه تحویل غرفه داران می­گردد.

     1) سازه اطراف غرفه ، 2 ) لامپ کم مصرف 3 )یک عدد میز و 2 صندلی ، 4) پریز برق 5) پوشش دیواره ها با آرم نمایشگاه

غرفه داران محترم درهنگام تحویل اقلام مذکوربایستی دقت نموده وتمامی اقلام را به صورت سالم تحویل گرفته و در پایان نمایشگاه نیز به صورت سالم تحویل دهند. .

      4. جابجایی پانل ها و تجهیزات غرفه بندی نمایشگاه ممنوع است. همچنین نوشتن، سوراخ کردن ورنگ آمیزی بر روی پانل ها و استفاده از پیچ، میخ، ماژیک و یا هر وسیله ای که به بدنه غرفه خسارت وارد نماید نیز ممنوع است. بدیهی است در صورت ایراد خسارت مسئول غرفه بایستی نسبت به پرداخت جریمه آن اقدام نماید.  

      5. بر روی قسمت های پشت کارکه مشرف به حریم غرفه های مجاور می باشد نوشتن تبلیغات یا نام شرکت مجاز نخواهد بود.

6. در صورت نمایشگاه ماشین آلات ودستگاه های سنگین، حجیم، مرتفع و یا دستگاه­های با مصرف برق بیش از3 کیلو وات مراتب باید10 روز قبل از افتتاح به اطلاع نمایشگاه برسد. بدیهی است مشارکت کننده مسئول اتخاذ تمهیدات لازم در خصوص پیشگیری از هرگونه خسارت احتمالی وارده ناشی از حمل، استقرار و یا کارکرد دستگاه های صنعتی وماشین آلات می باشد.
7. آخرین زمان اتمام غرفه آرایی مطابق با جدول( 1) خواهد بود و قبل از موعد مقرر غرفه داران محترم می بایست غرفه خود را آماده نمایند. در خصوص تاخیر در آماده سازی غرفه، نمایشگاه هیچ گونه مسئولیتی را نمی­پذیرد.
8. از آن جایی که درب های سالن های نمایشگاه قبل از افتتاح به صورت شبانه روزی جهت انجام امور غرفه آرایی و چیدمان غرفه ها باز می باشد، شرکت کنندگان موظف هستند یک نماینده از سوی خود به امور نمایشگاهی معرفی تا در این مدت تماما در غرفه حضور داشته باشد. مسئولیت حفظ و نگهداری کالا و تجهیزات در مقابل سرقت یا آسیب، مستقیما بر عهده صاحبان کالا خواهد بود.

5- ایام برگزاري

1. رعایت کامل مقررات و ضوابط حاکم بر نمایشگاه از جمله استفاده از کارت شناسایی ،حضور در ساعات برگزاری نمایشگاه ، زمان تحویل و تخلیه غرفه الزامی است.
2. محصولات و یا خدمات ارایه شده در غرفه باید با موضوع نمایشگاه مرتبط باشد.
3. غرفه دار نباید محصولی را نمایش دهد یا تبلیغاتی را برای کالایی منتشر نماید که به حقوق علامت تجاری ثبت شده ،کپی رایت یا حق انحصاری شرکت دیگر تجاوز می نماید.
4. سیستم صوتی و تبلیغات غرفه باید در حد عرف و محدود به داخل غرفه باشد.
5. راهروهای سالن ها در هیچ شرایطی نباید مسدود شوند و غرفه داران باید از انجام هر نوع فعالیتی که منجر به ازدحام ترافیک راهرو می گردد، خودداری نمایند.
6. حضور نماینده غرفه نیم ساعت قبل و بعد از ساعات بازدید در محل غرفه الزامی است.
7. مسئولیت حفظ و نگهداری کالاها از هنگام تحویل غرفه تا زمان خروج کامل آن از محوطه نمایشگاه بر عهده غرفه داران می باشد. لیکن در خارج از ساعات مذکور حفظ و نگهداری کالاهای موجود درغرفه برعهده حراست نمایشگاه می باشد.
8. شرکت کنندگان نباید کالای کوچک و با ارزش را در غرفه نگهداری نمایند و مسئولیت حفظ و نگهداری این گونه کالاها تماما برعهده غرفه داران می باشد.
9. غرفه دار موظف است از هنگام بازگشایی تا پایان مراسم اختتامیه نمایشگاه از جمع آوری و تعطیل کردن غرفه خودداری نموده و پس از اتمام مدت نمایشگاه ضمن انجام تسویه حساب و اخذ مجوز کتبی نسبت به انتقال لوازم خود از نمایشگاه و تحویل دادن غرفه به صورت اولیه اقدام نماید. در صورت عدم تخلیه غرفه در مهلت مقرر، به ازای هر روز تاخیر در انتقال کالا، مبلغ 10% هزینه غرفه اخذ گردیده و نمایشگاه نیز مسئولیتی در قبال نگهداری از این کالاها نخواهد داشت.
10. تخلیه غرفه ها از صبح روز بعد از خاتمه نمایشگاه آغاز شده و باید حداکثر ظرف 48 ساعت به پایان برسد.
11. غرفه داران و یا نمایندگان آنها موظف به حضور در محل غرفه در هنگام تخلیه نمایشگاه بوده و وظیفه حراست از اموال درساعت تخلیه بعهده غرفه داران می باشد.

6- تبلیغات

1. غرفه دار مجاز نیست که از غرفه یا کالاهای غرفه داران دیگر فیلمبرداری یا عکسبرداری نماید.
2. هیچ کس مجاز نیست که بدون موافقت کتبی مدیریت نمایشگاه از جلسات، سمینارها و رویدادهای برگزار شده در نمایشگاه فیلمبرداری یا صدابرداری نماید.
3. همه تابلوهای تبلیغاتی باید بدون پایه باشند. هیچ تابلویی بدون کسب مجوز کتبی از مدیرت نمایشگاه نباید از سقف آویزان شده یابین تیرک ها بسته شود.
4. اشانتیون ها ، مجلات ،کالاها و یادگاری ها باید فقط در محدوده غرفه توزیع شوند.
5. غرفه داران نباید اجناس یا اقلام چاپی را در محوطه های ثبت نام، اتاق های همایش، سالن استراحت یا دیگر بخش های مرکز نمایشگاهی بگذارند.

7- فعالیت هاي فروش

     1. غرفه داران نباید محصولاتی را به فروش برسانند که در نمایشگاه تحویل داده می شود.

2. خرده فروشی در پیشخوان نمایشگاه مجاز نمی باشند.
3. تبادل پول در سالن های نمایشگاه اکیدا ممنوع است.
4. فروش کالاهای نمونه ممنوع است. (ارائه صرفا به عنوان هدیه و اشانتیون مجاز است).
5. توزیع نمونه ها و اقلام دیگر به هر نحو که موجب انسداد راهرو شده و برای غرفه داران مجاور ایجاد مزاحمت نماید، ممنوع بوده و غرفه دار ملزم به توقف آن می باشد.

8- سایر موارد

1. حق هرگونه تغییرات در پلان نمایشگاه و جا به جایی غرفه و یا در برنامه های جنبی نمایشگاه، بدون اعلام قبلی برای برگزار کننده محفوظ می باشد.
2. همه جعبه ها و مواد بسته بندی و پوشال ها باید از سالن نمایشگاه خارج شوند و نباید زیر میز یا پشت غرفه ها نگهداری شوند.
3. کلیه جامدات و مایعات قابل اشتعال باید در ظروف محافظ نگهداری شوند.
4. هرگونه از ماشین آلات، تجهیزات و دستگاه ها که قطعات متحرک دارند، باید به نحوی مناسب مهار شوند تا به بازدید کنندگان، سازه ها و سایر امکانات نمایشگاه آسیب نرسانند..